Edavki pooblastilo: kateri tip potrebujete in kako ga urediti

V eDavkih obstajajo tri osnovne vrste pooblastil: pooblastilo za zastopanje, pooblastilo za vročanje in pooblastilo EDP, ki je lahko notranje ali zunanje. Če potrebujete, da za vas obrazce vnaša in oddaja računovodski servis, izberete zunanje pooblastilo EDP‑PE (splošno EDP‑PE_1 ali omejeno EDP‑PE_2). Preklic začne veljati šele naslednji dan, vročanje pa ureja ločen obrazec.

Simplkontosimplkonto.siPooblastilo uredite brez nejasnostiSimplkonto pomaga podjetnikom pri računovodskih potrebah, davčnem svetovanju ter zagotavljanju pravne varnosti pri poslovanju.Kontaktirajte Simplkonto

Katere vrste pooblastil v eDavkih poznamo

Sistem eDavki loči med tremi tipi pooblastil, ki se med seboj ne prekrivajo in jih je treba urejati ločeno, kar je po uradnih pojasnilih eDavki tudi najpogostejši vir zmede med zavezanci. Prvo je pooblastilo za zastopanje, ki ga uredite, kadar želite, da vas pri davčnih zadevah pred FURS zastopa druga oseba. Drugo je pooblastilo za vročanje, s katerim nekdo namesto vas prevzema uradne dokumente. Tretje, najbolj praktično za vsakdanje poslovanje, je EDP pooblastilo, torej pravica do dela znotraj samega portala.

EDP pooblastila delimo naprej na notranja in zunanja:

• Notranje EDP pooblastilo je namenjeno zaposlenim znotraj istega podjetja in temelji na obstoječih pravicah zakonitega zastopnika.

• Zunanje EDP pooblastilo (EDP‑PE) uporabite, kadar obrazce v vašem imenu vnaša zunanji izvajalec, na primer računovodski servis.

• EDP‑PE_1 je splošno pooblastilo, veljavno do preklicica, ki pooblaščencu odpre vse pravice vnosa, vložitve in pregleda dokumentov.

• EDP‑PE_2 omogoča omejitev samo na določene obrazce ali vrste opravil, kar je smiselno, kadar želite nadzorovati obseg dostopa.

Razlika med EDP‑PE_1 in EDP‑PE_2 ni kozmetična: prvi pooblaščencu dovoljuje vpogled v vse pretekle in prihodnje dokumente, drugi pa zoži dostop na natančno opredeljeno področje.

Kako dodeliti zunanje EDP pooblastilo korak po koraku

Odločitev med EDP‑PE_1 in EDP‑PE_2 je prva stvar, ki jo je treba razčistiti, še preden odprete portal. Če računovodskemu servisu zaupate celotno vodenje davčnih obveznosti, je silnejši EDP‑PE_1, saj se izognete ponavljajočemu dodeljevanju pravic za vsak nov obrazec. Če pa želite, da zunanji izvajalec dostopa le do določenega sklopa opravil, na primer samo do obračunov DDV, izberite EDP‑PE_2.

Postopek v portalu poteka takole:

1. Prijavite se v eDavki z lastnim digitalnim potrdilom in odprete profil zavezanca, za katerega urejate pooblastilo.

2. V meniju poiščite razdelek Pooblastila in znotraj njega Zunanji pooblaščenci.

3. Izberete možnost Dodaj novega pooblaščenca ali Uredi, če spreminjate obstoječe pravice.

4. Vnesete davčno številko pooblaščenca in izberete obseg pravic (EDP‑PE_1 ali EDP‑PE_2).

5. Vlogo podpišete z digitalnim potrdilom in jo oddate elektronsko.

Kdor nima digitalnega potrdila ali raje uredi zadevo pisno, lahko uporabi papirni obrazec EDP‑PE, ki ga odda prek funkcije Lastni dokument (NF‑LD) ali po pošti, kot je opisano v navodilih za izpolnjevanje obrazca EDP-PE. Status vloge preverite v razdelku Vložene vloge, kjer mora pisati „obdelan uspešno“, preden pooblaščenec dejansko pridobi dostop.

Strokovni nasvet: Pred oddajo vedno preverite, ali je davčna številka pooblaščenca pravilno vnesena, saj se napačno vnesena številka obravnava kot neuspešna vloga in zahteva ponovno oddajo.

Kako urediti notranje pooblastilo za zaposlene

Notranje pooblastilo je namenjeno podjetjem, ki imajo zaposlene in jim želijo dodeliti dostop do eDavki pod okriljem istega poslovnega subjekta. Pogoj je, da ima zakoniti zastopnik sam ustrezne pravice in veljavno digitalno potrdilo, saj notranje dodeljevanje po tehničnih navodilih eDavki temelji na že obstoječem pooblastilu, ne nastaja samostojno.

Kadar zakoniti zastopnik nima lastnega digitalnega potrdila, se namesto neposrednega dodeljevanja uporabi obrazec EDP‑PI, s katerim se vzpostavi notranje pooblaščanje po papirni poti.

• Zaposleni mora uporabljati potrdilo, izdano nanj osebno ali na podjetje, nikoli tujega.

• Pravice lahko omejite na posamezne module, na primer samo na obračun plač.

• Najpogostejša napaka je uporaba osebnega potrdila namesto potrdila, vezanega na delovno razmerje, kar sistem zavrne ali onemogoči pravilno delovanje.

Preklic ali sprememba pooblastila: kaj se zgodi in kdaj

Preklic pooblastila v eDavkih izvedete v istem razdelku, kjer ste ga dodelili: izberete seznam pooblaščencev, poiščete ustrezen vnos in potrdite izbris ali spremembo obsega pravic. Sistem po pojasnilih eDavki praviloma uveljavi preklicic šele naslednji dan po oddaji vloge, kar pomeni, da pooblaščenec še isti dan ohrani dostop.

• Če želite, da preklicic učinkuje kasneje, na primer ob koncu meseca, lahko v vlogi navedete poznejši datum.

• Preklic pooblastila za zastopanje in EDP pooblastila se obravnavata ločeno od preklicica pooblastila za vročanje.

• Za vročanje je treba oddati poseben obrazec, saj preklicic enega tipa pooblastila ne vpliva samodejno na druge.

• Status preklicica vedno preverite v razdelku Vložene vloge, da se prepričate, ali je bil ta dejansko obdelan.

Ta zamik je še posebej pomemben pri menjavi računovodskega servisa, saj morata staro in novo pooblastilo za kratek čas sobivati, da ne pride do vrzeli v dostopu.

Digitalna potrdila in varnost: kaj mora vedeti pooblastitelj

Dodelitev pooblastila pomeni, da nekomu odprete vpogled v občutljive davčne podatke, zato je izbira pravega digitalnega potrdila ključna. Notranji pooblaščenci potrebujejo potrdilo, vezano na zaposlitev, zunanji pa lahko delujejo z lastnim potrdilom, če so predhodno registrirani uporabniki portala, kot pojasnjujejo tehnična navodila za notranje pooblaščanje.

Odgovornost za varstvo podatkov ostaja na strani pooblastitelja, zato navodila FURS k obrazcu EDP-PE izrecno opozarjajo na občutljivost dostopa do davčne tajnosti.

• Pred podpisom pooblastila sklenite pisni dogovor o varstvu podatkov s pooblaščencem.

• Redno preverjajte seznam aktivnih pooblaščencev, saj se zunanja pooblastila ne iztečejo samodejno.

• Omejite obseg pravic na dejansko potrebno raven, še posebej pri sodelovanju z zunanjimi izvajalci.

Strokovni nasvet: Priporočljivo je redno pregledovati seznam vseh aktivnih pooblastil v svojem profilu zavezanca, saj se pozabljena pooblastila nekdanjih sodelavcev ali servisov lahko hitro nakopičijo.

Kontrolni seznam za podjetja in računovodske servise

Preden oddate vlogo za katerokoli pooblastilo, je smiselno imeti pripravljen kratek nabor podatkov, da se izognete zavrnitvi ali ponavljanju postopka.

• Davčna številka pooblaščenca, preverjena na uradnem dokumentu.

• Vrsta digitalnega potrdila, ki ga bo pooblaščenec uporabljal (osebno ali vezano na zaposlitev).

• Jasno opredeljen obseg pravic, torej EDP‑PE_1 za splošni dostop ali EDP‑PE_2 za omejenega.

• Pisni dogovor o varstvu podatkov med pooblastiteljem in pooblaščencem.

• Datum, od katerega naj preklicic ali sprememba začne veljati.

Pri menjavi računovodstva je časovno usklajevanje še posebej pomembno: staro pooblastilo preklicičite šele, ko je novo že potrjeno in aktivno, sicer nastane vrzel v dostopu do obrazcev. Prav tako velja preveriti zgodovino že oddanih dokumentov, saj nov pooblaščenec z EDP‑PE_1 pridobi vpogled tudi v pretekle vloge, kar je koristno pri prevzemu poslovanja. Pri pripravi na morebiten davčni nadzor se mnogim zavezancem izkaže koristno, da imajo pooblaščeno osebo za komunikacijo s FURS že vnaprej urejeno, kot svetujejo tudi smernice za odziv na nadzor.

Pri tovrstnih prehodih pomaga z urejanjem obrazcev EDP, prevedbo pravilnosti nastavljenih potrdil in svetovanjem, kako organizirati dokumentacijo pred morebitnim nadzorom, kar pogosto odloča o tem, ali prehod poteka brez zastojev.

Zakaj se podjetja pri pooblastilih zanesejo na Simpl Konto

Urejanje pooblastil v eDavkih je eno tistih opravil, ki jih podjetnik hitro odloži, dokler ne postane nujno, na primer tik pred rokom za oddajo obračuna DDV. Računovodski servisi lahko pripravijo ustrezen obrazec EDP‑PE, preverijo vrsto digitalnega potrdila in poskrbijo, da je obseg pravic skladen z vašimi potrebami.

• Pomoč pri izbiri in izpolnjevanju obrazcev EDP‑PE ali EDP‑PI, prilagojeno vaši organizaciji.

• Preverba obstoječih pooblastil, da se znebite pozabljenih ali odvečnih dostopov.

• Svetovanje pri pripravi na davčni nadzor, vključno z organizacijo dokumentacije.

Simpl Konto je davčni in računovodski servis, ki med svoje storitve uvršča tudi urejanje pooblastil v eDavkih kot del sodelovanja v različnih paketih, katerih cene so na voljo na ceniku. Če šele ustanavljate podjetje in se prvič srečujete z eDavki, si oglejte tudi delavnico Od odprtja do prvega izdanega računa po ceni 50 € na osebo. Za konkretno svetovanje glede vašega primera se obrnite na kontakt Simpl Konto.

This article is general information, not a substitute for advice from a qualified financial advisor. Consult a qualified financial professional about your own circumstances before acting on anything here.

Pogosta vprašanja

Kaj je razlika med EDP-PE_1 in EDP-PE_2?

EDP‑PE_1 je splošno zunanje pooblastilo, veljavno do preklicica, ki pooblaščencu odpre vse pravice vnosa in pregleda dokumentov. EDP‑PE_2 omogoča omejitev dostopa samo na določene obrazce ali opravila, kar je primerno, kadar želite nadzorovati obseg pooblastila.

Kdaj začne veljati preklicic pooblastila v eDavkih?

Preklic pooblastila praviloma začne veljati naslednji dan po oddaji vloge, razen če v vlogi navedete poznejši datum. Zaradi tega zamika je pri menjavi pooblaščenca smiselno novo pooblastilo potrditi, preden preklicičete staro.

Ali preklicic pooblastila za zastopanje vpliva tudi na vročanje?

Ne, pooblastilo za vročanje se ureja z ločenim obrazcem po uradnih navodilih eDavki, zato preklicic pooblastila za zastopanje ali EDP ne odpravi samodejno pravice do prevzemanja dokumentov. Vsak tip pooblastila je treba preklicicati posebej.

Kdo lahko dodeli notranje pooblastilo zaposlenemu?

Notranje pooblastilo lahko dodeli zakoniti zastopnik podjetja, ki ima sam veljavno digitalno potrdilo in ustrezne pravice v eDavkih. Če zastopnik potrdila nima, se namesto neposredne dodelitve uporabi obrazec EDP‑PI.

Kako preverim, ali je bila vloga za pooblastilo uspešno obdelana?

Status vloge preverite v razdelku Vložene vloge znotraj portala eDavki, kjer mora biti označeno „obdelan uspešno“. Dokler ta status ni prikazan, pooblaščenec še nima dejanskega dostopa do podatkov.

Priporočeno

• Kako izdati račun?

• Oddaja evidenc DDV 2025