Izdaja e-računa: kaj morajo podjetniki v Sloveniji vedeti do 2028

Od 1. januarja 2028 bodo poslovni subjekti v Sloveniji morali izmenjevati e-račune v strukturirani obliki, pošiljanje PDF datoteke po elektronski pošti pa za medsebojno poslovanje med podjetji ne bo več zadostovalo. Naslednji korak je jasen: preverite, ali vaš računovodski program že zna izvoziti e-SLOG ali XML zapis, sicer se registrirajte na portalu UJPeRačun.

Na kratko:

• Obveznost izmenjave strukturiranih e-računov začne veljati 1. januarja 2028, pošiljanje PDF priponk po e-pošti pa ni več zakonita metoda B2B poslovanja.

• Za manjše obsege je UJPeRačun primerna enostavna rešitev, medtem ko večja podjetja naj razmislijo o povezavi prek ponudnika e-poti ali PEPPOL omrežja.

• Standardi za e-račune vključujejo e-SLOG, EN 16931 in ovojnico z metapodatki, zapis mora biti v XML formatu, ne v PDF-ju.

• Pomanjkljivo izpolnjena ovojnica ali pošiljanje kot PDF lahko povzroči zavrnitev e-računa in poslovne težave ter tveganje pri davčnem nadzoru.

• Priporočljivo je začeti priprave že vnaprej, preveriti podporo programske opreme in uskladiti standarde s poslovnimi partnerji, da se izognemo tehničnim zapletom tik pred rokom.

SimplkontoPripravite računovodstvo na e-računeSimplkonto podjetnikom pomaga pri računovodskih potrebah, davčnem svetovanju ter zagotavljanju pravne varnosti poslovanja.Obiščite Simplkonto

Kazalo

• Kaj natančno določa zakon in kdaj začne veljati

• Kdo je zavezan in katere transakcije zajema obveznost

• Standardi in tehnične zahteve: e-SLOG, EN 16931 in ovojnica

• Kako praktično poslati ali prejeti e-račun v Sloveniji

• Prednosti e-računov za podjetnika in računovodstvo

• Koraki, ki jih mora podjetnik storiti zdaj

• Pogoste napake in kako se jim izogniti

• Perspektiva Simpl Konto pri uveljavljanju e-računov

• Prehod na e-račune s podporo Simpl Konto

• Viri

• Pogosta vprašanja

Kaj natančno določa zakon in kdaj začne veljati

Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov, znan pod kratico ZIERDED, prenaša zahteve evropske direktive v slovenski pravni red in ga je državni zbor sprejel oktobra 2025. Besedilo zakona, dostopno na PISRS, izrecno določa, da posredovanje PDF priponke po e-pošti ne šteje za izmenjavo e-računa med poslovnimi subjekti.

Zakon prinaša naslednje ključne posledice za podjetnika:

• Obveznost izmenjave strukturiranih e-računov velja od 1. januarja 2028.

• PDF priponka po e-pošti ne izpolnjuje zakonskih zahtev za B2B poslovanje.

• Hramba e-računov mora slediti pravilom knjigovodstva in davčne zakonodaje.

• Neustrezno ravnanje lahko pomeni tveganje pri davčnem nadzoru in dokazovanju poslovnih dogodkov.

Gre za spremembo, ki od podjetnika zahteva ne le tehnično prilagoditev, temveč tudi premislek o tem, kako se e-računi shranjujejo in dokazujejo v primeru spora ali nadzora.

Kdo je zavezan in katere transakcije zajema obveznost

Obveznost se nanaša na poslovne subjekte, torej pravne osebe in samostojne podjetnike, ki med seboj opravljajo dobave blaga ali storitev. Potrošniki, torej fizične osebe brez statusa poslovnega subjekta, v to obveznost niso vključeni, zato jim podjetnik še naprej lahko izda običajen račun.

• Med poslovnimi subjekti (B2B) je strukturirani e-račun obvezen od 1. januarja 2028.

• Proračunski uporabniki že danes sprejemajo izmenjavo prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke.

• Za transakcije s potrošniki (B2C) obveznost strukturiranega e-računa ne velja enako strogo.

• Pri mednarodnih poslih je treba upoštevati dogovorjeno sintakso s partnerjem, saj se zahteve med državami razlikujejo.

Standardi in tehnične zahteve: e-SLOG, EN 16931 in ovojnica

E-račun ni preprosto elektronska različica papirnega dokumenta, temveč strukturiran zapis podatkov, ki ga računalniški sistem prebere brez ročnega vnosa. V Sloveniji je uveljavljen standard e-SLOG, ki je obvezen predvsem pri poslovanju s proračunskimi uporabniki, medtem ko zakon dopušča tudi druge sintakse, skladne z evropskim standardom EN 16931, če se poslovna partnerja tako dogovorita.

Vsak e-račun vsebuje ovojnico, ki po pravilniku UJP nosi podatke o usmerjanju, izvoru dokumenta, informacije za plačilo in podatke o morebitnih prilogah.

Ključni elementi tehnične priprave:

• Zapis mora biti v strojno berljivi obliki, običajno XML, ne v PDF formatu.

• Ovojnica e-računa mora vsebovati obvezne metapodatke o pošiljatelju, prejemniku in plačilu.

• Skladnost s standardom e-SLOG je pogoj za poslovanje s proračunskimi uporabniki.

• Sintaksa, skladna z EN 16931, je sprejemljiva alternativa pri dogovorjenem B2B poslovanju.

Avtomatizacija knjiženja strukturiranih XML e-računov zmanjša napake pri ročnem vnosu in pospeši obdelavo v računovodstvu, kar potrjuje gradivo ob sprejetju zakona. To pomeni manj popravkov ob mesečnem obračunu in manj časa, porabljenega za usklajevanje neskladij.

Kako praktično poslati ali prejeti e-račun v Sloveniji

Pot do izmenjave e-računa je odvisna od obsega poslovanja in od tega, s kom podjetnik posluje. UJP deluje kot enotna vstopna in izstopna točka za izmenjavo s proračunskimi uporabniki, hkrati pa omogoča dostop tudi za druge poslovne subjekte.

1. Preverite, ali gre za manjše število izdanih računov na leto: v tem primeru je portal UJPeRačun praktična rešitev za ročni vnos in pošiljanje.

2. Pri večjem obsegu poslovanja sklenite pogodbo s ponudnikom e-poti ali se povežite prek certificirane PEPPOL dostopne točke.

3. Preverite, ali vaš obstoječi računovodski program že podpira neposredno izmenjavo s soglasjem poslovnega partnerja.

4. Če prejemnik zahteva določen standard, na primer e-SLOG namesto druge sintakse, to uskladite pred prvim pošiljanjem.

Strokovni nasvet: Preden izberete ponudnika e-poti, preverite, ali je ta na uradnem seznamu, ki ga vodi UJP, saj to zagotavlja skladnost s tehničnimi zahtevami.

Portal UJPeRačun je smiseln predvsem za manjša podjetja z majhnim številom izdanih računov, medtem ko se za podjetja z rednim in obsežnejšim fakturiranjem bolj splača vlagati v povezavo prek ponudnika e-poti ali PEPPOL omrežja, ki zagotavlja sledljivost in varnost izmenjave.

Prednosti e-računov za podjetnika in računovodstvo

Prehod na e-račune ni le zakonska obveznost, temveč priložnost za urejanje notranjih procesov. Strukturiran zapis omogoča, da se podatki iz e-računa samodejno prenesejo v knjigovodski program, brez ročnega prepisovanja postavk.

• Manj ročnih napak pri vnosu zneskov, davčnih stopenj in datumov zapadlosti.

• Hitrejše knjiženje, saj XML zapis omogoča samodejni uvoz v računovodski sistem.

• Boljša sledljivost pošiljk prek PEPPOL in UJP, kar olajša dokazovanje v primeru spora.

• Manj časa, porabljenega za usklajevanje med podjetnikom in računovodjo ob mesečnem obračunu.

Za podjetnika to pomeni predvsem manj administrativnega bremena in več časa za dejavnosti, ki neposredno prinašajo prihodek.

Koraki, ki jih mora podjetnik storiti zdaj

Priprava na obvezno izmenjavo e-računov ni nekaj, kar je smiselno odlašati do zadnjega meseca leta 2027. Postopna priprava zmanjša tveganje za tehnične zaplete ob uveljavitvi zakona.

1. Preverite pri ponudniku programske opreme, ali ta že podpira izvoz v e-SLOG ali drug XML zapis.

2. Odločite se med portalom UJPeRačun za manjši obseg poslovanja in ponudnikom e-poti ali PEPPOL dostopno točko za redno fakturiranje.

3. Uskladite s ključnimi poslovnimi partnerji, kateri standard oziroma sintakso boste uporabljali.

4. Nastavite postopek hrambe e-računov v skladu z računovodskimi in davčnimi pravili, ter opravite testno pošiljanje.

5. Usposobite zaposlene ali se dogovorite z računovodskim servisom, kdo bo skrbel za tekočo izmenjavo.

Strokovni nasvet: Testno pošiljanje e-računa opravite vsaj mesec dni pred prvim resničnim poslom s partnerjem, da odkrijete morebitne napake v ovojnici pravočasno.

Pogoste napake in kako se jim izogniti

Največ zapletov nastane, ko podjetnik še naprej pošilja PDF datoteko po e-pošti in verjame, da je s tem obveznost izpolnjena. Zakon to izrecno izključuje kot ustrezno izmenjavo za B2B posle, kar potrjuje besedilo ZIERDED na PISRS.

• Pošiljanje PDF priponke po e-pošti namesto strukturiranega XML zapisa.

• Nepopolna ovojnica e-računa, ki ji manjkajo obvezni podatki za usmerjanje ali plačilo.

• Neurejena hramba dokumentov, zaradi katere podjetnik ne more dokazati, da je bil e-račun sploh poslan.

• Neusklajenost s proračunskimi uporabniki, ki že zdaj zahtevajo izmenjavo prek UJP.

Obvezni elementi ovojnice in zahteva po hrambi skladno z računovodskimi predpisi pomenijo, da manjkajoč metapodatek lahko povzroči zavrnitev e-računa na strani prejemnika, kar zamakne plačilo.

Perspektiva Simpl Konto pri uveljavljanju e-računov

Podjetniki se ob izmenjavi e-računov srečujejo z administrativnimi spremembami, ki zahtevajo zgodnjo pripravo, ne panike tik pred rokom. Ob rednem fakturiranju je priporočljiva povezava prek ponudnika e-poti, saj je to dolgoročno učinkovitejša rešitev kot ročno delo na portalu UJPeRačun.

Prehod na e-račune s podporo Simpl Konto

Prehod na e-račune lahko poteka z zunanjo podporo, ki pomaga uskladiti izvoz v e-SLOG, poskrbi za pravilno hrambo dokumentov in preveri združljivost uporabljenega programa z novimi zahtevami.

Podrobnosti o paketih START, GROW, BUSINESS in PREMIUM najdete na ceniku Simpl Konto, kjer lahko izberete obseg sodelovanja, ki ustreza vašemu poslovanju. Za tiste, ki šele odpirajo podjetje, je na voljo delavnica Od odprtja do prvega izdanega računa po ceni 50 € na osebo. Za dogovor o svetovanju nas kontaktirajte prek naše spletne strani.

Viri

Za natančno besedilo zakona preverite PISRS, za tehnične podrobnosti GOV.SI, za hrambo dokumentov pa naš vodnik o vezni knjigi računov.

• Gov

• Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) (PISRS)

• Pravilnik o načinu izmenjave elektronskih računov prek UJP (tax-fin-lex)

Pogosta vprašanja

Ali moram e-račune uvesti že zdaj ali lahko počakam do 2028?

Obveznost izmenjave strukturiranih e-računov velja od 1. januarja 2028, a je pripravo smiselno začeti prej, da se izognete tehničnim zapletom tik pred rokom. Zgodnja prilagoditev programske opreme prepreči zastoje pri fakturiranju v prvih tednih po uveljavitvi.

Ali je pošiljanje računa v PDF obliki po e-pošti še vedno dovoljeno?

Za poslovanje med podjetji to po besedilu zakona ne šteje za veljavno izmenjavo e-računa, saj gre za nestrukturiran zapis. Za posle s potrošniki (B2C) ostaja običajen račun v drugačni obliki dovoljen.

Kaj je portal UJPeRačun in za koga je primeren?

Gre za orodje, prek katerega lahko podjetnik ročno vnese in pošlje e-račun, ne da bi potreboval poseben računovodski program. Najbolj je primeren za izdajatelje z manjšim številom transakcij letno, medtem ko se za redno fakturiranje bolj splača ponudnik e-poti.

Kaj naj naredim, če moj program ne podpira izvoza e-SLOG?

Na voljo so tri poti: uporaba portala UJPeRačun za ročni vnos, angažiranje ponudnika e-poti, ki podatke pretvori v ustrezno obliko, ali naročilo prilagoditve pri ponudniku programske opreme. UJP vodi tudi seznam preverjenih ponudnikov e-poti, kar olajša izbiro ustreznega partnerja.

Priporočeno

• Kako izdati račun?

• Oddaja evidenc DDV 2025

• Od odprtja do prvega izdanega računa

• Vezna knjiga računov

Made with BabyLoveGrowth for Google and AI search