Pogodba o zaposlitvi: kaj mora vsebovati po slovenski zakonodaji

Preverite, kaj mora vsebovati pogodba o zaposlitvi: podatke strank, plačo, delovni čas, dopust, odpovedne roke in kraj dela. Podpišite jo brez nejasnosti.

Avtor članka: Adrijana

Pogodba o zaposlitvi: kaj mora vsebovati po slovenski zakonodaji

Pogodba o zaposlitvi mora po 31. členu ZDR-1 vsebovati podatke pogodbenih strank, datum nastopa dela, naziv in opis dela, kraj opravljanja dela, delovni čas, znesek osnovne plače v evrih, dolžino dopusta in odpovednih rokov ter sklic na kolektivne pogodbe. Pogodba mora biti pisna, delodajalec pa delavca prijavi v obvezna socialna zavarovanja najkasneje pred nastopom dela. Kadar je katera od sestavin nejasna, velja preveriti zapis še pred podpisom, po potrebi s pomočjo računovodskega ali pravnega svetovanja, kot ga pri Simpl Konto ponujamo podjetnikom po vsej Sloveniji.

SimplkontoPreverite računovodska vprašanja ob zaposlitviSimpl Konto podjetnikom nudi računovodske storitve, davčno svetovanje in pomoč pri obvladovanju poslovnih financ.Kontaktirajte Simpl Konto

Podroben kontrolni seznam obveznih sestavin pogodbe

Zakon o delovnih razmerjih v 31. členu natančno določa, katere podatke mora pogodba o zaposlitvi vsebovati. Ta seznam ni priporočilo, temveč zakonska zahteva, ki velja za vsako delovno razmerje v Sloveniji, ne glede na panogo ali velikost delodajalca.

Modularni prikaz vsebine pogodbe o zaposlitvi

Podatki o pogodbenih strankah morajo biti natančni: polno ime, naslov in matična številka delodajalca ter osebni podatki delavca. Napačen ali nepopoln vpis lahko kasneje oteži dokazovanje razmerja, zato je vredno podatke preveriti ob podpisu, ne šele ob morebitnem sporu.

Datum nastopa dela določa, kdaj se začnejo šteti vse pravice iz delovnega razmerja, od dopusta do delovne dobe. Ta datum je hkrati izhodišče za rok prijave v socialna zavarovanja, zato mora biti v pogodbi zapisan nedvoumno.

Naziv delovnega mesta in opis del morata biti dovolj konkretna, da delavec ve, kaj se od njega pričakuje. Splošne formulacije, kot je zgolj “administrativna dela”, pogosto vodijo v nesoglasja, kadar delodajalec kasneje zahteva naloge, ki jih pogodba ne omenja.

Kraj opravljanja dela je pomemben zlasti pri delu na terenu ali pri hibridnih oblikah zaposlitve. Če kraj dela ni izrecno naveden, se običajno šteje, da gre za sedež delodajalca, kar lahko povzroči nejasnosti pri obračunu potnih stroškov.

Čas trajanja razmerja mora jasno navesti, ali gre za nedoločen ali določen čas, pri slednjem pa tudi razlog. Zakon dovoljuje zaposlitev za določen čas le v natančno opredeljenih primerih, denimo pri nadomeščanju odsotnega delavca ali sezonskem delu.

Nadaljnje obvezne sestavine vključujejo:

polni ali krajši delovni čas ter razpored delovnega časa
znesek osnovne plače v evrih in druge sestavine plačila, na primer dodatke
plačilni termin in način izplačila plače
dolžino letnega dopusta oziroma način njegove določitve
dolžino odpovednih rokov za delavca in delodajalca
navedbo pravice do usposabljanja, kadar je to relevantno
sklic na veljavne kolektivne pogodbe ali splošne akte delodajalca

Osnovna plača mora biti v pogodbi navedena v evrih, ne le kot razpon ali odstotek, saj gre za eno ključnih zaščit delavca pri obračunu dohodka. Druge sestavine plače, denimo dodatek za delovno dobo ali uspešnost, se lahko opredelijo neposredno v pogodbi ali s sklicem na kolektivno pogodbo, pod pogojem, da je sklic jasen in dostopen.

Dolžina odpovednega roka je odvisna od delovne dobe in je v ZDR-1 določena kot minimum, kolektivna pogodba pa lahko določi daljše roke. Pogodba mora navesti, kateri rok velja za konkretno razmerje, saj to vpliva na obe strani ob morebitni odpovedi.

Zakon dopušča, da se pogodba namesto podrobnega naštevanja posameznih pravic sklicuje na zakon, kolektivno pogodbo ali splošni akt delodajalca. Tak pristop poenostavi besedilo pogodbe, vendar mora delavec imeti enostaven dostop do teh aktov, denimo prek internega portala ali priloge k pogodbi.

Pogoste dodatne določbe in klavzule v pogodbah

Poleg obveznih sestavin delodajalci v pogodbo pogosto vključijo dodatne klavzule, ki urejajo specifične vidike razmerja. Te določbe niso obvezne, so pa zakonsko dopustne in pogosto pomembne za obe strani.

Prepoved konkurence je dopustna, kadar delavec pri delu pridobi poslovne informacije ali stike, ki bi lahko škodovali delodajalcu po prenehanju razmerja; za obdobje po prenehanju zaposlitve delodajalec delavcu praviloma dolguje ustrezno denarno nadomestilo.
Varovanje poslovne skrivnosti mora biti omejeno na podatke, ki so dejansko opredeljeni kot poslovna skrivnost, ne na splošno prepoved govorjenja o delu.
Usposabljanje in povračilo stroškov se pogosto veže na klavzulo, po kateri delavec ob predčasni odpovedi vrne del stroškov izobraževanja, če je bil o tem pisno seznanjen vnaprej.
Nadurno delo mora biti v pogodbi ali kolektivni pogodbi opredeljeno z jasnim načinom obračuna dodatka, saj nadure brez ustreznega plačila niso skladne z zakonodajo.
Preizkusna doba po zakonu ne sme presegati šestih mesecev, med njo pa je odpovedni rok praviloma krajši kot pri rednem razmerju.
Sklic na kolektivno pogodbo pomeni, da delavčeve pravice niso omejene zgolj na besedilo individualne pogodbe, temveč se dopolnjujejo s širšim dogovorom med delodajalci in sindikati v panogi.

Strokovni nasvet: Pred podpisom vedno preverite, ali je omenjena kolektivna pogodba ali splošni akt dejansko priložen ali vam je dostopen, saj se nanj v pogodbi sklicujete, ne da bi ga nujno videli.

Pisna oblika pogodbe, predlog in razlika med aneksom in novo pogodbo

Zakon o delovnih razmerjih zahteva, da je pogodba o zaposlitvi sklenjena v pisni obliki. Če pisne oblike ali posamezne obvezne sestavine manjkajo, to samo po sebi ne pomeni, da razmerje ne obstaja, delavec pa lahko kadar koli zahteva, da mu delodajalec izroči pisno pogodbo.

Delodajalec delavcu praviloma izroči pisni predlog pogodbe najmanj tri dni pred predvidenim podpisom, kar delavcu omogoči, da si vsebino v miru prebere.
Če delavec po tem roku podpiše pogodbo brez pripomb, se šteje, da se z vsebino strinja, zato je smiselno morebitna nejasna določila razjasniti še pred podpisom.
Aneks k pogodbi o zaposlitvi se uporabi, kadar se spremeni posamezna sestavina obstoječega razmerja, na primer plača, delovni čas ali naziv delovnega mesta, ne da bi šlo za povsem novo zaposlitev.
Nova pogodba je potrebna, kadar se bistveno spremeni narava razmerja, denimo prehod z določenega na nedoločen čas ali zamenjava delodajalca.
Obe strani naj hranita podpisan izvod pogodbe in vseh aneksov, saj ti dokumenti služijo kot dokazilo ob morebitnem sporu ali inšpekcijskem nadzoru.

Prijava v obvezna socialna zavarovanja: M-1 obrazec

Delodajalec mora delavca prijaviti v obvezna socialna zavarovanja, torej pokojninsko, invalidsko, zdravstveno zavarovanje in zavarovanje za primer brezposelnosti, z dnem nastopa dela po pogodbi. Po navodilih portala SPOT mora biti prijava oddana najkasneje pred dejanskim začetkom opravljanja dela, ne šele naknadno.

Prijava se izvede prek obrazca M-1, ki ga delodajalec praviloma odda elektronsko prek portala SPOT.
Prijavi je treba priložiti pogodbo o zaposlitvi, saj ta dokazuje osnovne podatke o razmerju.
Delodajalec mora delavcu v 15 dneh po oddaji izročiti fotokopijo prijave kot dokazilo, da je obveznost izpolnjena.
Izjemoma se pogodba ne prilaga, denimo pri prenosu delavca po 75. členu ZDR-1, ko gre za nadaljevanje obstoječega razmerja pri novem delodajalcu.

Delodajalec mora delavca prijaviti v socialna zavarovanja z dnem nastopa dela, vendar najkasneje pred začetkom opravljanja dela, kar po navodilih SPOT pomeni, da zamuda pri prijavi predstavlja kršitev, ki jo lahko ugotovi inšpekcija za delo. Pri tujcih velja dodatno preveriti, ali imajo urejeno delovno dovoljenje ali enotno dovoljenje za prebivanje in delo, saj je to pogoj za veljavno prijavo.

Kaj preveriti pred podpisom pogodbe

Pred podpisom je smiselno iti skozi vsebino pogodbe sistematično, ne le prebrati naslovov posameznih členov. Spodnji koraki veljajo tako za delavca, ki podpisuje pogodbo, kot za delodajalca, ki jo pripravlja.

Preverite, ali je znesek osnovne plače naveden v evrih in ali so vsi dodatki, na primer za delovno dobo ali nadure, jasno opredeljeni.
Preglejte določila o letnem dopustu, delovnem času in razporedu, saj ta neposredno vplivajo na vsakodnevno organizacijo dela.
Preverite dolžino preizkusne dobe, ki po zakonu ne sme presegati šestih mesecev, in kakšen odpovedni rok velja med njo.
Preglejte odpovedne roke za redno prenehanje razmerja ter morebitne omejitve, kot je prepoved konkurence ali vezanost na povračilo stroškov usposabljanja.
Kot delodajalec preverite, ali ste pripravljeni pravočasno oddati prijavo M-1 in ji priložiti podpisano pogodbo.
Če je katero od določil nejasno, pisno zahtevajte pojasnilo ali sklic na konkretni zakon, kolektivno pogodbo ali splošni akt, namesto da podpišete z odprtimi vprašanji.

Strokovni nasvet: Kadar pogodba za plačo ali dodatke zgolj napotuje na “interni pravilnik”, vedno zahtevajte vpogled vanj pred podpisom, saj sklic sam po sebi ne pove, kaj dejansko piše v aktu.

Novela ZDR-1 iz leta 2023 je dodatno poudarila obveznost razčlenitve plačila v pisni obliki, kar pomeni, da mora delavec ob izplačilu razumeti, iz česa je plača sestavljena, ne le koliko znaša skupni znesek.

Kaj narediti po podpisu pogodbe

Podpis pogodbe ni zadnji korak, temveč začetek vrste obveznosti, ki jih je vredno urediti takoj, ne šele ob morebitnem sporu.

Obe strani naj prejmeta podpisan izvod pogodbe in ga hranita na dostopnem mestu, fizično ali v digitalni obliki.
Delavec naj od delodajalca v 15 dneh po oddaji prijave pridobi kopijo obrazca M-1 kot dokazilo o vključitvi v socialna zavarovanja.
Ob vsaki kasnejši spremembi, na primer zvišanju plače ali spremembi delovnega mesta, se sklene aneks, ki se prav tako arhivira skupaj z osnovno pogodbo.
Pri negotovosti glede pravilne priprave pogodbe, obračuna plače ali izvedbe prijave je smiselno poiskati pomoč računovodskega ali pravnega svetovalca, denimo pri nas v Simpl Konto, kjer pogodbe pregledujemo in pripravljamo za podjetnike po vsej Sloveniji.

Kako vam lahko pomagamo pri Simpl Konto

Pripravo in pregled pogodbe o zaposlitvi prevzamemo namesto vas, skupaj z izvedbo prijave v obvezna socialna zavarovanja in uskladitvijo z internimi akti podjetja. Vemo, kje v pogodbah najpogosteje nastanejo nejasnosti, zato jih odpravimo še pred podpisom, ne šele ob morebitnem sporu.

Naše storitve segajo od računovodstva in knjigovodstva do davčnega in pravnega svetovanja, kar pomeni, da pogodbo o zaposlitvi obravnavamo v povezavi z obračunom plač in davčnimi obveznostmi podjetja, ne ločeno od njih.

Pregledamo ali pripravimo pogodbo o zaposlitvi skladno z zadnjo zakonodajo.
Izvedemo prijavo delavca v socialna zavarovanja prek obrazca M-1.
Svetujemo pri davčni optimizaciji in usklajevanju splošnih aktov podjetja.
Za tiste, ki šele začenjate poslovati, organiziramo delavnico odprtje apartmajev in upravljanje nastanitvenih kapacitet za simbolično pristojbino.

Podroben pregled naših paketov, med njimi START, GROW, BUSINESS in PREMIUM, najdete na strani s cenikom, kjer lahko izberete obseg sodelovanja, ki ustreza velikosti vašega podjetja. Za konkreten dogovor glede priprave pogodbe ali prijave zaposlenega nas kontaktirajte prek kontaktne strani.

Ta članek je namenjen splošnemu informiranju in ne nadomešča pravnega svetovanja usposobljenega odvetnika oziroma pravnega strokovnjaka. Preden na podlagi informacij iz tega članka sprejmete kakršne koli odločitve ali ukrepe, se glede svojih konkretnih okoliščin posvetujte z ustrezno usposobljenim pravnim strokovnjakom.

Pogosta vprašanja

Kaj mora vsebovati pogodba o zaposlitvi po zakonu?

Pogodba mora po 31. členu ZDR-1 vsebovati podatke strank, datum nastopa dela, naziv in opis dela, kraj dela, delovni čas, znesek osnovne plače v evrih, dolžino dopusta in odpovednih rokov ter sklic na kolektivne pogodbe. Posamezne sestavine se lahko namesto podrobnega zapisa nadomestijo s sklicem na zakon ali splošni akt delodajalca.

Kaj je aneks k pogodbi o zaposlitvi in kdaj se uporabi?

Aneks je dodatek k obstoječi pogodbi, s katerim se spremeni posamezna sestavina razmerja, na primer plača, delovno mesto ali delovni čas, ne da bi šlo za novo zaposlitev. Uporablja se, kadar razmerje ostaja v osnovi nespremenjeno, spremeni pa se le določen pogoj dela.

Kdaj mora delodajalec delavca prijaviti v socialna zavarovanja?

Delodajalec mora delavca prijaviti v obvezna socialna zavarovanja z dnem nastopa dela, vendar najkasneje pred dejanskim začetkom opravljanja dela, kot določajo navodila portala SPOT. Prijava se odda prek obrazca M-1, ki mu je praviloma priložena podpisana pogodba o zaposlitvi.

Ali mora biti pogodba o zaposlitvi sklenjena v pisni obliki?

Da, ZDR-1 zahteva pisno obliko pogodbe, delavec pa lahko kadar koli zahteva, da mu delodajalec izroči pisni izvod. Manjkajoča pisna oblika ne pomeni, da razmerje ne obstaja, vpliva pa na dokazovanje posameznih pravic.

Kako dolga je lahko preizkusna doba pri pogodbi o zaposlitvi?

Preizkusna doba po zakonu ne sme presegati šestih mesecev, njena dolžina pa mora biti izrecno navedena v pogodbi. Med preizkusno dobo velja krajši odpovedni rok kot pri rednem prenehanju razmerja.