Potni stroški obračun: kako pravilno obračunati kilometrino in dnevnice

Potne stroške obračunamo na podlagi potnega naloga, pri čemer upoštevamo kilometrino, dnevnico in dejansko dokazane stroške, kot so cestnine, parkirnine ali prenočišče. Osnova so uredbe PISRS in navodila na Gov, brez ustreznih dokazil pa povračilo ni davčno neobdavčeno. Kadar obračun vključuje tujino ali več sodelavcev, se izkaže, da je strokovna pomoč računovodskega servisa vredna svoje cene.

Simplkontosimplkonto.siUredite potne stroške brez skrbiSimplKonto vam pomaga pri računovodskih potrebah, davčnem svetovanju in pravilni obravnavi poslovnih stroškov.Kontaktiraj SimplKonto

Kako izračunamo kilometrino in katere postavke uporabimo

Pri kilometrini moramo najprej ločiti dva primera, ki ju podjetja v praksi pogosto zamenjujejo. Za prevoz na delo in z dela velja davčno neobdavčena postavka 0,21 €/km, medtem ko se za službeno pot uporablja višja postavka, vezana na ceno goriva, po navedbah GOV.SI znaša osnova 10 % cene litra bencina 95-oktanskega, preračunana v postavko na kilometer. Razdaljo med domom in delovnim mestom določimo z Google Zemljevidi, pri čemer se upoštevajo polni kilometri, ne delne vrednosti.

Kilometrina ni enotna postavka za vse vrste poti. Javni sektor in gospodarstvo uporabljata različne zneske, zato preverimo, katera postavka velja za konkretno vrsto potovanja, preden obračunamo izplačilo.

Pri obračunu je treba zajeti tudi spremljajoče stroške poti:

• cestnine in viadukti, dokazani z računom ali e-vinjeto,

• parkirnine na službenem potovanju, dokazane z računom ali potrdilom,

• morebitne stroške javnega prevoza, kjer je ta cenejši ali edina možnost.

Praktični kalkulatorji, kot je izračun kilometrine, pomagajo pri hitrem preverjanju privzetih postavk, vendar končno odločitev o pravilni postavki vedno prevzame računovodstvo glede na namen poti.

Dnevnice v Sloveniji: zneski, obračun in zmanjšanja zaradi vključene prehrane

Dnevnico obračunamo glede na trajanje službene poti v Sloveniji, pri čemer uredba o davčni obravnavi povračil stroškov določa, da se celotna dnevnica izplača za potovanja nad 12 ur, sorazmerno manjši znesek pa za krajša trajanja. Javni sektor uporablja usklajene zneske, ki po podatkih GOV.SI za leto 2026 znašajo 26,99 € za potovanja nad 12 ur, 13,46 € za potovanja med 8 in 12 urami ter 7,38 € za potovanja med 6 in 8 urami. Gospodarstvo te zneske pogosto povzame kot orientacijo, vendar velja ločiti javno sektorsko ureditev od davčnega limita za zasebne delodajalce.

Kadar je v ceno potovanja vključen obrok, denimo zajtrk v hotelu, dnevnico sorazmerno zmanjšamo, ker se šteje, da je del stroškov prehrane že povrnjen. Pri knjiženju tako ločimo bruto dnevnico od zmanjšanja in v obračun vnesemo samo neto znesek za izplačilo.

Dokazila, ki jih priskrbimo ob obračunu dnevnice:

• račun za prenočišče z navedbo, ali je zajtrk vključen,

• račune za obroke, kadar jih zaposleni krije sam in zahteva povračilo,

• potrdilo o trajanju poti, ki izhaja iz potnega naloga.

Potni nalog in dokazila: kaj mora vsebovati in kako ga voditi

Potni nalog je temeljni dokument, na katerem sloni vsa nadaljnja dokazna veriga obračuna. Brez pravilno izpolnjenega naloga davčni organ povračilo lahko obravnava kot obdavčen dohodek, zato velja potni nalog resnično razumeti kot dokazno verigo, ki povezuje odobritev, izvedbo in končno izplačilo.

Nalog mora vsebovati:

1. namen in relacijo potovanja, jasno opredeljeno pred odhodom,

2. datum in uro odhoda ter vrnitve,

3. ime in podpis odobritelja pred začetkom poti,

4. uporabljeno prevozno sredstvo in število prevoženih kilometrov,

5. priložene račune za dodatne stroške, kot so parkirnine ali prenočišče.

Po vrnitvi zaposleni doda dejanske podatke, denimo spremembo relacije ali dodatne postanke, računovodstvo pa jih uskladi s prvotno odobritvijo. Dokumente hranimo skupaj z računi najmanj toliko časa, kolikor zahteva davčna zakonodaja za poslovno dokumentacijo, praviloma deset let.

Strokovni nasvet: standardizirajte polja potnega naloga v računovodskem sistemu, da zaposleni vedno vnesejo enake podatke in se izognete poznejšim popravkom.

Za podjetja, ki želijo ta postopek digitalizirati, je vodič za izdajo potnega naloga uporaben pripomoček za samodejno beleženje voženj in izvoz podatkov neposredno v računovodstvo.

Prevoz na delo in z dela vs. službena pot: jasna ločitev in posledice za obračun

Prevoz na delo pomeni vsakodnevno pot med domom in rednim delovnim mestom, za katero velja davčno neobdavčena postavka 0,21 €/km, kot jo določa GOV.SI. Službena pot pa je enkratna ali občasna pot zunaj rednega delovnega mesta, za katero se obračuna druga, višja postavka in dodatno dnevnica.

Razlika vpliva neposredno na knjiženje in davčno obravnavo:

• za prevoz na delo upoštevamo polne kilometre razdalje med stalnim ali začasnim prebivališčem in delovnim mestom,

• za službeno pot vedno izpolnimo potni nalog in dokumentiramo namen poti,

• izplačilo izvedemo na transakcijski račun zaposlenega, pri čemer evidenca poti ostane priložena obračunu plače.

Napačna razvrstitev med tema dvema kategorijama je med pogostejšimi napakami, ki jih zaznamo pri pregledu obračunov, kot opozarjajo tudi pri analizi pogostih napak, zato velja pogodbo ali interni pravilnik o povračilih vedno preveriti, preden uporabimo zgolj davčni limit kot merilo za izplačilo.

Obračun potnih stroškov za tujino: tečaji, dnevnica in dokazila

Pri službenih potovanjih v tujino veljajo posebna pravila, ki jih določa uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. Stroške, nastale v tuji valuti, preračunamo po referenčnem tečaju Evropske centralne banke ali Banke Slovenije, veljavnem na dan nastanka stroška, ne po naključnem tečaju menjalnice.

Pri obračunu dnevnice za tujino upoštevamo natančen čas začetka in konca poti, saj ta določa, ali gre za celo ali le delno dnevnico. Krajša potovanja, denimo enodnevni obisk sejma v sosednji državi, se obračunajo sorazmerno glede na dejansko število ur zunaj Slovenije.

Pri obračunu za tujino:

• preračunamo vsak strošek po tečaju na dan nastanka, ne po tečaju na dan obračuna,

• ločimo dnevnice za celodnevno in delno trajanje poti po pravilih iz uredbe,

• priložimo vsa dokazila v izvirni valuti skupaj s preračunom v evre.

Javni sektor mora po uredbi obračun predložiti najpozneje v sedmih delovnih dneh po vrnitvi s potovanja, kar je primerno opozorilo tudi za gospodarstvo, čeprav ta rok zanj ni formalno predpisan. Priporočamo, da ga podjetja prevzamejo kot dobro prakso, saj se s tem izognemo kopičenju neobračunanih akontacij.

Praktični kontrolni seznam in tipične napake

Pri pregledu obračunov potnih stroškov v okviru vsakodnevnega dela z malimi podjetji in samostojnimi podjetniki opažamo, da se enake napake ponavljajo ne glede na panogo. Kontrolni seznam, ki vključuje naslednje točke, je zelo uporaben:

• odobritev potnega naloga pred začetkom poti, ne naknadno,

• preverjeno razdaljo prek Google Zemljevidov in zapisane polne kilometre,

• pravilno izbrano postavko, ločeno med prevozom na delo in službeno potjo,

• priložena dokazila za vsak dodatni strošek, od parkirnine do cestnine,

• pravilno zmanjšano dnevnico, kadar je obrok že vključen v ceno nastanitve,

• preračun tujih stroškov po referenčnem tečaju na dan nastanka,

• arhiviranje dokumentacije v skladu z rokom hrambe poslovne dokumentacije.

Strokovni nasvet: vsak mesec pred obračunom plač preverite, ali so vsi potni nalogi tega obdobja odobreni in priloženi, saj se manjkajoča dokazila najpogosteje odkrijejo šele ob davčnem nadzoru.

Najpogostejša napaka, na katero opozarjamo strankam, je enačenje davčnega limita z obvezno višino izplačila, kar lahko povzroči spor z zaposlenim ali nepravilen obračun dohodnine.

Kako vam pri obračunu potnih stroškov pomagamo pri Simpl Konto

Pri vodenju knjig in obračunih plač za mala podjetja in samostojne podjetnike pomagamo prepoznati napake v obračunu potnih stroškov ter zagotoviti uskladitev postopkov s veljavnimi predpisi in pravočasno arhiviranje dokazil.

Za podjetnike, ki šele začenjajo urejati interne postopke, priporočamo tudi našo delavnico od odprave do prvega izdanega računa, kjer med drugim pokrijemo osnove dokumentiranja stroškov. Če želite preveriti, kateri paket računovodskih storitev najbolje ustreza vašemu podjetju, si oglejte naš cenik ali nas kontaktirajte za kratek pogovor o vašem trenutnem stanju.

This article is general information, not a substitute for advice from a qualified financial advisor. Consult a qualified financial professional about your own circumstances before acting on anything here.

Pogosta vprašanja

Kolikšna je kilometrina za prevoz na delo leta 2026?

Za prevoz na delo velja davčno neobdavčena postavka 0,21 €/km, razdaljo pa določimo s polnimi kilometri med domom in delovnim mestom. Za službeno pot se uporablja druga, višja postavka, vezana na ceno goriva.

Kakšne so dnevnice za službeno pot v Sloveniji leta 2026?

Javnosektorski zneski dnevnic za 2026 znašajo 26,99 € za potovanja nad 12 ur, 13,46 € za 8 do 12 ur in 7,38 € za 6 do 8 ur. Gospodarstvo lahko te zneske uporabi kot orientacijo, mora pa upoštevati tudi davčne limite iz uredbe o povračilih stroškov.

Kaj mora vsebovati potni nalog, da je veljaven za obračun?

Potni nalog mora vsebovati namen in relacijo poti, datum in uro odhoda ter vrnitve, podpis odobritelja pred potjo in podatke o prevoznem sredstvu. Priložena morajo biti tudi vsa dokazila za dodatne stroške, denimo parkirnino ali prenočišče.

Kako obračunamo potne stroške za službeno pot v tujino?

Stroške v tuji valuti preračunamo po referenčnem tečaju Evropske centralne banke ali Banke Slovenije, veljavnem na dan nastanka stroška, kot določa uredba za tujino. Dnevnico obračunamo glede na natančno trajanje poti, pri čemer krajša potovanja dobijo sorazmerno manjši znesek.

Kdaj je smiselno obračun potnih stroškov prepustiti računovodskemu servisu?

Kadar podjetje redno pošilja zaposlene na službene poti ali poti v tujino, je tveganje za napake pri postavkah in dokazilih večje, zato se splača prepustiti obračun strokovnjakom. Pri Simpl Konto obračun uskladimo z veljavnimi uredbami in preverimo popolnost dokumentacije pred vsakim izplačilom.

Priporočeno

• Kako izdati račun?

• Poslovanje normiranca