Digitalno računovodstvo: kako se pripraviti na obvezne e-račune

Digitalno računovodstvo pomeni, da podjetje z računovodjem izmenjuje strukturirane e-dokumente, ki jih sistemi preberejo sami. Zakon od 1. januarja 2028 zahteva obvezno izmenjavo strukturiranih e-računov. Prvi korak je preprost: preverite, ali vaš program in računovodski servis podpirata strukturirane e-račune, nato se z računovodjem dogovorite za načrt prehoda.

SimplkontoPripravite računovodstvo na e-računeSimplkonto pomaga podjetnikom pri računovodskih potrebah, vključno z obračuni DDV in davčnim svetovanjem ob prehodu na digitalno poslovanje.Kontaktirajte računovodjo

Kaj je razlika med strukturiranim e-računom in PDF računom?

Strukturiran e-račun je dokument v obliki XML, ki ga računalnik samodejno prebere in obdela. Davčno in računovodsko je enakovreden papirnemu računu. PDF je zgolj vizualizacija in ni strukturiran e-račun, ki omogoča samodejno obdelavo podatkov. Zato PDF ne omogoča polne avtomatizacije in ni enakovreden strukturiranemu e-računu.

Mnogi podjetniki ju zamenjujejo, a razlika odloča o tem, ali račun v računovodstvo steče sam ali ga mora nekdo prepisati. Strukturirani računi potujejo po standardih, kot je PEPPOL, prek ponudnikov e-poti ali z neposredno izmenjavo. Pošiljanje PDF-ja po e-pošti ne nadomesti strukturiranega e-računa pri poslovanju med podjetji.

Kaj določa zakon in do kdaj morate ukrepati?

Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov je bil sprejet oktobra 2025. Zadeva vse poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register, in fizične osebe z dejavnostjo. Papirni računi bodo po uveljavitvi dovoljeni le pri poslovanju s potrošniki in s tujino. Ministrstvo za finance poudarja, da prehod omogoča avtomatizacijo, ker strukturirana oblika dopušča samodejno branje podatkov brez ročnega posega.

Za davčno poslovanje ostaja osrednje orodje portal eDavki:

• Obveznost: strukturirani e-računi v poslovanju med podjetji od 1. januarja 2028.

• Izjema: papirni račun za potrošnike in tujino.

• Portal eDavki: obvezen informacijski sistem FURS za elektronsko davčno poslovanje, ki omogoča oddajo obrazcev in varno vročanje dokumentov.

• Dostop: za polno funkcionalnost potrebujete kvalificirano digitalno potrdilo ali SI-PASS.

Portal eDavki je obvezen informacijski sistem FURS za elektronsko davčno poslovanje poslovnih subjektov. Brez ustrezne elektronske identifikacije polna uporaba ni mogoča.

Več o tem, kaj zahteva izdaja računov, preberite v našem članku o izdaji e-računa do leta 2028.

Kako do digitalnega računovodstva v petih korakih?

Prehod ni projekt za eno popoldne, a ga lahko razdelite na jasne korake.

1. Preglejte obstoječe sisteme in preverite, ali podpirajo XML in PEPPOL.

2. Skenirajte in z OCR obdelajte arhiv ter dokumentom dodelite pravilne metapodatke.

3. Nastavite tok dokumentov do računovodje, najbolje prek računovodskega konektorja ali integracije z ERP.

4. Uredite pooblastila in dostop v eDavkih.

5. Preizkusite postopek v testnem obdobju in usposobite ekipo.

Strokovni nasvet: Za onboarding si vzemite več časa, kot se vam zdi potrebno: ena od možnih napak je prekratko testno obdobje, v katerem se lahko pokažejo težave z računi.

Če želite pri pooblastilih vedeti, katero vrsto potrebujete, vam bo koristil naš vodič o pooblastilu za eDavke.

Kako zagotoviti, da vaši sistemi govorijo isti jezik?

Avtomatizacija deluje le, če programi med seboj res izmenjujejo podatke v enakem formatu. Zato se pred izbiro rešitve vprašajte, ali jo lahko povežete z vsem, kar že uporabljate. Pri tem so odločilni trije kriteriji.

• Računovodski ali ERP program naj podpira standarda XML in PEPPOL ter neposredne konektorje.

• Računovodski konektor lahko prenese račune v računovodski program in zmanjša potrebo po ročnem prepisovanju.

• Izmenjava strukturiranih e-računov med podjetji mora potekati v ustrezni strukturirani obliki; PDF, poslan po e-pošti, je ne nadomesti.

Če vaš trenutni program teh možnosti ne ponuja, je to jasen signal, da morate zamenjavo načrtovati pravočasno, ne šele zadnji mesec pred uveljavitvijo zakona. Pri primerjavi rešitev vprašajte ponudnika po konkretnih referencah povezav z računovodskimi servisi. Obljuba o združljivosti brez preizkusa nima prave vrednosti.

Kako z računovodjem sodelovati brez papirja?

Brezpapirno sodelovanje zahteva jasen dogovor, kdo kaj dela. Računovodji morate omogočiti delo v vašem imenu, in sicer prek pooblastil v portalu eDavki, ki zahtevajo kvalificirana digitalna potrdila ali SI-PASS. Z računovodjem določite, kdo odgovarja za posamezne dele postopka in kdo je prva kontaktna oseba:

• Dogovorite testni tok z nekaj računi, preden sistem preklopite v redno uporabo.

• Določite, kdo preverja napake pri prenosu in v kolikšnem času jih odpravi.

• Zapišite kontaktne točke na obeh straneh in dolžino preizkusnega obdobja.

• Določite, katere korake avtomatizirate takoj in katere kasneje.

Strokovni nasvet: Prvi mesec po preklopu dogovorite kratek tedenski pregled napak. Težave se tako pokažejo, dokler jih je še malo.

Kaj preveriti pri ponudniku in rešitvah v oblaku?

Rešitev v oblaku je tako varna, kot je skrbna izbira ponudnika. Preden podpišete, preverite naslednje:

• Ponudnik naj podatke hrani v EU in ima urejene standarde informacijske varnosti.

• Varnostne kopije naj bodo samodejne, podatki pa naj se kopirajo tudi na oddaljeno lokacijo, da poslovanje teče tudi ob izpadu.

• Dostope upravljajte po načelu najmanjših pravic: vsak vidi le tisto, kar potrebuje.

• Zaposlene redno izobražujte, saj človeška napaka pogosto povzroči več težav kot tehnika.

Poročilo Evropske komisije o digitalnem desetletju ugotavlja, da slovenska podjetja pogosto zaostajajo pri osnovni digitalizaciji. Vlaganje v veščine in postopke zato ni stroškovna postavka, temveč konkurenčna prednost.

Kako vam lahko pomagamo pri prehodu na digitalno računovodstvo?

Pri nas lahko z enim partnerjem sodelujete pri prehodu. Nudimo računovodstvo, knjigovodstvo, davčno in pravno svetovanje. Z vami sodelujemo pri prehodu, da vaša ekipa ne ostane sama s tehničnimi vprašanji. Za bodoče podjetnike pripravljamo tudi delavnico Od odprtja do prvega izdanega računa.

Primerjate cene? Oglejte si naše pakete START, GROW, BUSINESS in PREMIUM, za konkretno ponudbo pa nam pišite prek kontaktne strani. Skupaj bomo pripravili načrt prehoda, ki ustreza vašemu podjetju.

Pogosta vprašanja

Kaj je digitalno računovodstvo v praksi?

Digitalno računovodstvo pomeni, da računi in drugi dokumenti potujejo v strojno berljivi obliki med vami, računovodjem in državo. Sistemi jih prebirajo samodejno, zato je ročnega vnašanja manj. Osnova so strukturirani e-računi v obliki XML.

Ali zadošča, da račune pošiljam v PDF obliki po e-pošti?

Ne. PDF vizualizacija ni strukturiran e-račun, saj je sistem ne more samodejno prebrati. Za poslovanje med podjetji zakon predvideva strukturirano obliko in varne poti izmenjave, ne e-pošte.

Kdaj moram preiti na strukturirane e-račune?

Obvezna izmenjava začne veljati 1. januarja 2028. Priporočamo, da prehod začnete bistveno prej, saj potrebujete čas za preizkus in usposabljanje ekipe.

Kaj potrebujem za delo v portalu eDavki?

Za polno funkcionalnost potrebujete kvalificirano digitalno potrdilo ali SI-PASS. Če računovodja dela v vašem imenu, mu morate urediti tudi pooblastilo.

Priporočeno

• Izdaja e-računa: kaj morajo podjetniki v Sloveniji vedeti do 2028

• Kako izdati račun?

• Obračun DDV v letu 2026: roki, evidence in oddaja v eDavkih