Interni akti podjetja: kateri so obvezni in kako jih pripraviti

Osnovni interni akti, ki jih večina delodajalcev v Sloveniji potrebuje, so pravilnik o delovnem času, izjava o varnosti z oceno tveganja in pravilnik o varstvu osebnih podatkov. Za delodajalce z več kot deset zaposlenimi je zakonsko obvezen tudi akt o sistemizaciji delovnih mest, pri gotovinskem poslovanju pa interni akt o davčni blagajni. Obseg obveznosti se razlikuje glede na velikost podjetja in dejavnost, zato velja vsak primer preveriti posebej, vzorce in strokovno pomoč pa je mogoče poiskati pri uradnih institucijah ali pri zunanjih svetovalcih.

SimplkontoUredite poslovanje z zanesljivim svetovanjemPri internih aktih je pomembno poznati tudi davčne obveznosti, Simplkonto pa podjetnikom nudi računovodske storitve in davčno svetovanje.Kontaktirajte Simplkonto

Seznam najpogostejših internih aktov podjetja: kaj vsak akt ureja

Vsak delodajalec se prej ali slej znajde pred vprašanjem, kateri dokumenti so pravzaprav potrebni za urejeno poslovanje. Nabor aktov, ki jih srečujemo pri delu z našimi strankami, je razmeroma stalen, razlikuje se predvsem njihova obsežnost glede na velikost podjetja.

• Pravilnik o delovnem času določa razporeditev delovnega časa, nadurno delo, odmore in počitke ter pogoje za gibljiv delovni čas.

• Izjava o varnosti z oceno tveganja po ZVZD opredeljuje nevarnosti na delovnem mestu, ukrepe za njihovo odpravo in odgovorne osebe za izvajanje teh ukrepov.

• Pravilnik o varstvu osebnih podatkov skupaj z evidenco dejavnosti obdelave ureja, kako podjetje zbira, hrani in obdeluje osebne podatke zaposlenih in strank.

• Akt o sistemizaciji delovnih mest opredeljuje pogoje za opravljanje dela na posameznih delovnih mestih, zahtevano izobrazbo in odgovornosti.

• Interni akt o davčni blagajni določa pravila uporabe blagajne, postopke v primeru izpada sistema in odgovorne osebe za nadzor nad gotovinskim poslovanjem.

Pravilnik o delovnem času je smiseln v skoraj vsakem podjetju, saj prepreči nejasnosti ob obračunu nadur ali spremembah urnika. Izjava o varnosti z oceno tveganja je potrebna povsod, kjer obstaja tveganje za nezgode, poklicne bolezni ali poškodbe pri delu, kar vključuje tudi pisarniško delo z dolgotrajnim sedenjem. Pravilnik o varstvu osebnih podatkov postane nujen, kadar podjetje vodi kadrovsko evidenco, uporablja videonadzor ali obdeluje podatke strank v večjem obsegu. Sistemizacija delovnih mest je koristna tudi pri manjših ekipah, saj olajša določanje plač in napredovanj, obvezna pa postane šele pri prestopu zakonsko določenega praga zaposlenih.

Kaj je zakonsko obvezno in razlike glede na velikost podjetja

Meja med priporočljivim in obveznim je pogosto nejasna, zato velja ločiti akte, ki jih zakon zahteva, od tistih, ki olajšajo vsakodnevno poslovanje.

Izjavo o varnosti z oceno tveganja mora imeti vsak delodajalec, ki zaposluje delavce, samostojni podjetniki brez zaposlenih pa jo potrebujejo le, kadar pri delu obstajajo nevarnosti za nezgode ali bolezni. V izjavi morajo biti opredeljeni ukrepi za odpravo nevarnosti, postopki ob neposredni nevarnosti in jasna razdelitev odgovornosti, pri čemer strokovni delavec za varnost pri delu sodeluje z izvajalcem medicine dela. Ministrstvo za delo dodatno opozarja, da je prepoved dela pod vplivom alkohola in drog smiselno podrobno urediti prav v tem dokumentu, saj podzakonski akti določajo le okvir ukrepov.

Akt o sistemizaciji delovnih mest je obvezen splošni akt po ZDR-1, vendar le za delodajalce, ki zaposlujejo več kot deset delavcev, pred njegovim sprejetjem pa je treba pridobiti mnenje sindikata ali sveta delavcev, kjer ta obstajata.

Pri evidencah osebnih podatkov velja ločiti dva dokumenta, ki ju delodajalci pogosto zamenjujejo:

• evidenca dejavnosti obdelave je širši dokument po 30. členu GDPR in jo potrebuje praktično vsak delodajalec, ki obdeluje osebne podatke zaposlenih;

• dnevnik obdelav je ožji in bolj tehničen dokument, potreben predvsem pri rednem sistematičnem spremljanju posameznikov, na primer pri elektronski registraciji delovnega časa.

Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da dnevnik obdelav vsebuje podatke o zbiranju, spreminjanju, vpogledih, prenosih in izbrisih podatkov ter identifikacijo izvajalcev teh dejanj, medtem ko zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti določa obvezno vsebino evidence izrabe delovnega časa od prvega dne zaposlitve dalje. Pri gotovinskem poslovanju dodatno velja urediti notranja pravila za uporabo davčne blagajne, vključno s postopki ob izpadu sistema in odgovornostjo za nadzor nad gotovino.

Kako formalno sprejeti interni akt: koraki in praktične napotke

Sprejem splošnega akta ni zgolj formalnost, temveč postopek, ki ga je treba izpeljati pravilno, da akt dejansko velja.

1. Pripravimo osnutek akta, ki jasno opredeli namen, področje uporabe in odgovorne osebe.

2. Osnutek predstavimo sindikatu ali svetu delavcev, kjer ta obstajata, sicer o njem obvestimo zaposlene na običajen način v podjetju, kot določa ZDR-1.

3. Pripombe in mnenja zabeležimo v zapisniku, saj ta dokumentira, da je bil postopek izpeljan pravilno.

4. Določimo datum uveljavitve akta in ga objavimo na mestu, dostopnem vsem zaposlenim.

5. Akt občasno pregledamo in po potrebi dopolnimo, kadar se spremeni zakonodaja ali organizacija dela.

V akt je smiselno vedno vključiti namen dokumenta, obdobje veljavnosti, natančno razdelitev odgovornosti in postopek za vlaganje pripomb ali pritožb zaposlenih. Najpogostejša napaka je, da podjetja akt prepišejo od drugod brez prilagoditve lastni organizaciji, kar v praksi pomeni neuporabne ali celo nasprotujoče si določbe.

Strokovni nasvet: Preden akt uveljavite, ga dajte v pregled nekomu, ki dejansko dela po njem, saj boste tako hitro odkrili nejasne ali neizvedljive določbe.

Kje najti vzorce, primeri in uradne vire v Sloveniji

Preden posežemo po prvem najdenem vzorcu na spletu, velja preveriti, ali izhaja iz zanesljivega vira in ali je usklajen z veljavno zakonodajo.

• SPOT ponuja uradne informacije in smernice za delodajalce, vključno s pojasnili o izjavi o varnosti in oceni tveganja.

• Ministrstvo za delo na portalu vzd.mddsz.gov.si objavlja strokovna pojasnila in podzakonske akte s področja varnosti in zdravja pri delu.

• Informacijski pooblaščenec na svojih straneh pojasnjuje razlike med evidencami osebnih podatkov in odgovarja na konkretna vprašanja delodajalcev.

• PISRS omogoča vpogled v trenutno veljavna besedila zakonov, kar je koristno pri preverjanju, ali je vzorec akta usklajen z zadnjimi spremembami.

Komercialni vzorci so lahko dobro izhodišče, vendar jih je treba vedno prilagoditi lastni organizaciji, saj generični dokumenti pogosto ne upoštevajo specifike posameznega delovnega mesta ali panoge. Pri preverjanju vzorca je smiselno pogledati datum zadnje posodobitve in ali se sklicuje na trenutno veljavne člene zakona, saj se zakonodaja na področju varstva osebnih podatkov in delovnih razmerij razmeroma pogosto spreminja. Kadar gre za kompleksnejše primere, na primer usklajevanje kadrovske dokumentacije pri zaposlovanju preko podjemnih pogodb ali pri urejanju pooblastil za dostop do eDavkov, se splača posvetovati s pravnim ali davčnim strokovnjakom, saj napaka v internem aktu lahko pomeni tveganje pri inšpekcijskem nadzoru.

Kako vam Simpl Konto pomaga pri pripravi in uskladitvi internih aktov

Pri pripravi in uskladitvi internih aktov pogosto povezujemo računovodsko in davčno svetovanje, da dokumenti dejansko odražajo realno stanje v podjetju, ne le splošnih fraz.

• pregledamo in pripravimo izjave o varnosti ter druge splošne akte v skladu z organizacijo dela v vašem podjetju;

• uskladimo evidence obdelave osebnih podatkov z GDPR in opozorimo, kadar je potreben tudi dnevnik obdelav;

• svetujemo pri sistemizaciji delovnih mest in povezavi internih aktov s pogodbami o zaposlitvi;

• v delavnici od odprtja do prvega izdanega računa bodočim podjetnikom razložimo tudi osnove internih dokumentov, ki jih bodo potrebovali.

S 15 leti izkušenj in sodelovanjem z več kot 100 strankami vemo, da se potrebe po internih aktih razlikujejo od podjetja do podjetja, zato vsak primer obravnavamo posamično. Če želite preveriti, kateri paket podpore ustreza vašemu podjetju, si oglejte naš cenik storitev ali nas kontaktirajte za konkreten dogovor.

Pogosta vprašanja

Kateri interni akti so obvezni za vsako podjetje?

Vsak delodajalec z zaposlenimi mora imeti izjavo o varnosti z oceno tveganja, samostojni podjetniki brez zaposlenih pa jo potrebujejo le, kadar pri delu obstajajo tveganja za nezgode ali bolezni. Dodatne obveznosti, na primer sistemizacija delovnih mest, nastopijo šele pri večjem številu zaposlenih.

Kdaj mora podjetje imeti akt o sistemizaciji delovnih mest?

Akt o sistemizaciji delovnih mest je obvezen po ZDR-1 za večje delodajalce, ki presegajo določen prag zaposlovanja. Pred njegovim sprejetjem je treba pridobiti mnenje sindikata ali sveta delavcev, kjer ta v podjetju delujeta.

Kakšna je razlika med evidenco dejavnosti obdelave in dnevnikom obdelav?

Evidenca dejavnosti obdelave je širši dokument, ki ga ureja GDPR in ga potrebuje praktično vsako podjetje, ki obdeluje osebne podatke. Dnevnik obdelav je ožji dokument, potreben predvsem pri rednem sistematičnem spremljanju posameznikov, na primer pri elektronski evidenci delovnega časa.

Kje lahko dobim vzorec internega akta za svoje podjetje?

Uradne smernice in osnovne informacije najdemo na portalu SPOT, pri Ministrstvu za delo in pri Informacijskem pooblaščencu. Komercialni vzorci so koristno izhodišče, vendar jih je treba vedno prilagoditi dejanski organizaciji dela v podjetju, po potrebi s pomočjo pravnega ali davčnega svetovalca.

Kaj se zgodi, če podjetje nima potrebnih internih aktov?

Manjkajoči ali neustrezni interni akti povečujejo tveganje pri inšpekcijskem nadzoru in lahko pomenijo kršitev delovnopravne ali varstvene zakonodaje. Redno posodabljanje aktov glede na spremembe zakonodaje in organizacije dela je zato del osnovne pravne skladnosti podjetja.

Priporočeno

• Registracija podjetja: kako hitro in brez napak

• Izdaja e-računa: kaj morajo podjetniki v Sloveniji vedeti do 2028

• Cena računovodskih storitev: koliko dejansko plačajo slovenski podjetniki

• Potni stroški obračun: kako pravilno obračunati kilometrino in dnevnice